Тревел-симпозиум GBTA Russia представил новые стратегии оптимизации затрат на деловые поездки

Татьяна Широкова, Director of Operations, GBTA Russia:

Стагнация рынка прекратится в 2016, но объем деловых поездок в дальнее зарубежье будет сокращаться и дальше

Беспристрастный отчет, подготовленный GBTA совместно со специалистами Rockport Analytics, подтверждает все то, что участники рынка ощутили с конца позапрошлого года. Как член BRICS по объему деловых поездок Россия до 2009 года шла в ногу с Китаем, однако сейчас уступила пальму первенства сначала ему, а затем и Бразилии, и Индии. С 2000 года расходы на бизнес-тревел в России росли стремительными темпами, и к 2013 году наша страна вышла по этому показателю с 24 на 11 место в мире. Сейчас задача – удержаться среди пятнадцати стран-лидеров. Общие расходы на бизнес-тревел в России снизились в 2014 на 6,7%, в этом году снижение ожидается на 2,7%, но к 2016 году здесь прогнозируется небольшой рост. Внутренний туризм доминирует, составляя 86% от общего объема деловых поездок, и к 2016 вырастет еще на 1,3%. А вот объем международных поездок и в этом, и в следующем году будет сокращаться.

Анна Кузнецова, управляющий директор корпоративного блока холдинга VIP Service:

OBT (Online Booking Tool) – это ребенок, который на первых порах требует заботы и расходов, но со временем становится опорой семьи

Основной консолидатор билетного бизнеса России сегодня активно использует главный корпоративный тренд рынка – разрабатывая собственную программу Online Booking Tool. Программа оптимизирует работу административного или тревел-подразделения корпоративного заказчика как минимум по трем параметрам. Во-первых, экономит внутренние ресурсы, позволяя крупной компании с большим количеством региональных подразделений соблюдать все правила и лимиты, предусмотренные внутренней политикой. Во-вторых, разгружает документооборот и облегчает отчетность по поездкам, в том числе, самим путешественникам. В-третьих, позволяет быстро и точно обрабатывать большие объемы информации. В сложном организме российского байера может возникнуть «TMC-зависимость»: внедрив предложенную агентством модель OBT, клиент надолго связывает себя с конкретным исполнителем. Однако, по мнению Анны Кузнецовой, - это лучше, чем самостоятельная покупка на рынке «независимой OBT», к которой потом вынуждено подстраиваться агентство. На сегодняшний день объем онлайн сервис-платформы в работе VIP Service не превышает 10%, но в перспективе присутствие Online Booking Tool будет увеличиваться.

Ольга Гаджиева, компания PricewaterhouseCoopers:

За год Visual Guilty сэкономила нам три миллиона рублей

«Наглядная выгода» - примерно так можно перевести онлайн опцию, которую с успехом внедрили в PwC год назад. Собираясь в деловую поездку, сотрудник на экране персонального компьютера раскрывает программу, в которую изначально заложены все лимиты и ограничения в рамках внутренней политики компании. Вводя в соответствующих графах опции «билеты», «номер в отеле» или «трансфер», будущий путешественник получает автоматическую подсказку: превышена верхняя планка стоимости, или нет. Visual Guilty настроена так, что оставляет право конечного выбора за руководителем или тревел-менеджером: соглашаться с запросами сотрудника или ограничить его бюджет. По словам Ольги Гаджиевой, электронная подсказка позволила за 12 месяцев сэкономить компании 500 тысяч рублей. Еще 1 миллион рублей было сэкономлено на снижении агентского вознаграждения. А когда после внедрения онлайн системы число сотрудников отдела бизнес-тревел сократилось сначала с шести до трех, а затем в планах стоит и вовсе довести до одного человека – коммерческое использование освободившихся площадей (там была обустроена новая переговорная) принесло PwC еще полтора миллиона рублей прибыли.

Оксана Леоненко, ивент-менеджер Marriott International:

Новое поколение клиентов требует новых подходов к MICE

По данным аналитиков Marriott, через пять лет половина трудоспособного населения планеты составят millennials - так называемое, поколение Y, которое уже сегодня расходует на путешествия (включая деловые поездки) более 1 триллиона долларов в год. Под запросы этих клиентов Marriott внедрил в своих европейских отелях новую концепцию, которую до конца года намерен распространить по всему миру.

Применительно к ивент-менеджменту концепция состоит из четырех компонентов:

• Инновационный сервис. Специальные программы (meeting services apps), позволяющие ивент-менеджерам общаться с группой в режиме онлайн. Эти программы закачиваются в любые мобильные гаджеты и позволяют, к примеру, не прерывая встречу, изменить режим работы кондиционера в зале, сдвинуть время кофе-брейка или заказать такси.
• Система предварительного онлайн бронирования конференц-зала. Эта опция пока доступна лишь в американских отелях Marriott.
• Изменение логического пространства и дизайна конференц-залов с учетом роста популярности неформального общения заказчиков.
• информационный портал www.meetingsimagined.com – своего рода выставка идей и инструментов для проведения запоминающегося мероприятия. С этого года портал заработал и в рунете, причем Marriott не ограничивает к нему доступа тем, кто захочет распространить предложенные идеи на конференц-площадках других отелей. Meetingsimagined позволяет ивент-менеджеру сначала уточнить цели и задачи планируемого мероприятия. Затем наглядно увидеть возможности оформления залов и переговорных, а потом и вовсе выбрать из фотогалереи варианты сервировки столов или оригинального крепления визиток на столе в переговорной (например, к винным пробкам).

- Поколение Y воспитано на глобализации, на мобильности, на восприимчивости ко всему новому, - сказала в заключение Оксана Леоненко. И, судя по всему, именно ему суждено вывести нашу страну из кризиса и восстановить рынок делового туризма на достойном мировом уровне.